Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit

Die Bibliotheca Hertziana – Max-Planck-Institut für Kunstgeschichte in Rom (BHMPI) ist eines von derzeit 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft e.V. (MPG) und ein führendes Zentrum für kunstgeschichtliche Forschung. Das Institut zählt zu den ältesten Einrichtungen dieser Art am Standort Rom in Italien. Der römische Arbeitsalltag unserer nahezu 120 wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeitenden ist vorwiegend von Internationalität, Vielfalt und wissenschaftlicher Neugier geprägt. Ab Oktober 2025 ist die unbefristete Stelle

Verwaltungsleitung (m/w/d) in Vollzeit

zu besetzen.

Wir suchen eine Person mit einer einschlägigen Berufserfahrung im Bereich der Wissenschaftsverwaltung und einem exzellenten verwaltungsfachlichen Hintergrundwissen in den Rechts- und Verwaltungsvorschriften Deutschlands und Italiens sowie einem tiefen Verständnis für aufkommende Fachfragen in einem deutschen Max-Planck-Institut im Gastland Italien. Gute Kenntnisse in der italienischen Landeskunde bzw. eine starke Affinität zum Gastland Italien sind erwünscht.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Leitung und Personalführung des Teams Verwaltung (11 Kräfte im einfachen, mittleren und gehobenen Dienst in den Bereichen HR, Einkauf, Finanzenwesen, Steuern, allg. Zentrale Dienste)
• Beratung, Unterstützung und Entlastung unseres zweiköpfigen Direktoriums in zuwendungs- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten sowie in allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Sicherstellung der Einhaltung aller gesetzlichen, zuwendungsrechtlichen und internen Vorgaben und der Regelkonformität (Compliance) im Verwaltungshandeln insbesondere im Hinblick auf die Auslandssituation des Instituts sowie Klärung von Grundsatzfragen
• Planung, Organisation, Koordinierung und Optimierung aller Verwaltungsprozesse im Personalwesen und Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, einschl. Haushaltsplanung und -vollzug und Rechnungsabschluss sowie im Beschaffungs- und Vergabewesen insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung zuwendungsrechtlicher Vorschriften
• Vertretung des Institutes gegenüber Dritten und der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e. V. in allen nicht-wissenschaftlichen Angelegenheiten

Voraussetzungen:

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Master) im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften, anderer Disziplinen oder vergleichbare Abschlüsse
• einschlägige Berufserfahrung als Führungskraft (idealerweise als Verwaltungsleiter*in) mit hoher fachlicher und sozialer Kompetenz
• sehr gute Kenntnisse im Verwaltungs-, Arbeits- und Tarifrecht, Sozialversicherungs- und Steuerrecht beider Länder sowie im Zuwendungsrecht und im Haushalts- und Rechnungswesen des deutschen Öffentlichen Dienstes
• Kenntnisse in der italienischen Verwaltungspraxis sowie im landesüblichen Geschäftsgebaren
• sehr gute Italienischkenntnisse mit Schwerpunkt auf dem administrativen Sprachschatz im Verwaltungswesen wären von Vorteil
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute MS-Office-Kenntnisse und SAP-Kenntnisse sind erwünscht
• hohes Maß an Engagement, Integrationsfähigkeit, Organisationstalent, zielorientiertes Arbeiten, Durchsetzungsvermögen
• Fähigkeit zu analytischem, konzeptionellem und kreativem Denken und lösungsorientierter Entscheidungsfreudigkeit
• sicheres Auftreten verbunden mit guten Umgangsformen und interkultureller Kompetenz
• Bereitschaft zum Durchführen von Dienstreisen, gelegentlich auch von Abend- bzw. Wochenenddiensten

Wir bieten:
Es erwartet Sie eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Führungstätigkeit in kollegialer Atmosphäre in einem freundlichen, dynamischen und internationalen Umfeld mit vielfältigen Anforderungen an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration.

Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Roms und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen wird eine Vergütung nach TVöD bis zur EG 14 mit entsprechenden Auslandszulagen nach den Sonderregelungen § 45 BT-V zum TVöD bzw. ein beamtenrechtsähnlicher Vertrag nach Bundesbeamtenrecht sowie Sozialleistungen wie im öffentlichen Dienst (Bund) gewährt.

Es bestehen vielfältige Möglichkeiten zum regelmäßigen Fachaustausch innerhalb der Max-Planck-Gesellschaft e.V. sowie Zugriff auf ein umfassendes Weiterbildungsprogramm der Planck Academy, inkl. Führungs- & Softskill-Trainings. Eine begleitende Einführung über mehrere Monate durch die derzeitige Stelleninhaberin ist vorgesehen. Darüber hinaus bieten wir eine gute Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch hohe Flexibilität mit gleitender Arbeitszeitregelung und Möglichkeiten zu Mobiler Arbeit.

Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich für Chancengleichheit und Vielfalt ein und begrüßt Bewerber*innen aus allen Teilen der Gesellschaft, unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Behinderung oder sexueller Orientierung. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bitte laden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplomen und Zeugnissen sowie Nachweisen über bisherige Tätigkeiten und Referenzen auf folgender Plattform hoch: https://recruitment.biblhertz.it

Bewerbungsfrist: 31.07.2024

Für administrative Fragen steht Ihnen Frau Brigitte Secchi, Verwaltungsleiterin, unter secchi@biblhertz.it , Tel.: +39 06 6 99 92 31 oder + 39 3807198684 zur Verfügung.